Ordet som brukes om alt fra sletting til flytting
På mange produksjoner betyr «arkivering» bare at noen drar mappen over på en ekstern disk og går videre. For meg som underviser i backup og lagring er det ikke nok. Arkivering er en bestemt avslutning på et prosjekt: du bestemmer hva som skal bevares, setter det på et sted der det kan finnes igjen, og dokumenterer hva som ligger der.
Forskjellen på backup og arkiv er det første jeg tar opp i pensumet om vedlikehold. En backup er en kopi av noe du fortsatt jobber med, og den byttes ut gjennom hele prosjektet. Et arkiv er sluttstilling: prosjektet er levert, og materialet skal ligge urørt og ordnet. Blander du de to begrepene, ender du lett med en disk som både er halvfull av gammelt rask og umulig å stole på.
Slike enkle definisjoner høres selvsagte ut, men de avgjør hvordan du rydder. Hvis alle på teamet forstår arkivering på samme måte, blir både avgjørelsene og overleveringen mye raskere i hverdagen.
Hva som skal inn i arkivet, og hva som kan ryddes bort
Når et prosjekt er levert, ligger det vanligvis mye i mappene som aldri kommer til nytte igjen: proxyfiler, mellomeksporter, bufferfiler fra klippeprogrammet og tre versjoner av samme sekvens. Jeg anbefaler at du lager en fast liste over hva som regnes som kilde, og hva som regnes som avledet materiale som kan lages på nytt.
Kilden er originalopptakene, lydfilene, grafikkfilene du har laget selv, prosjektfilen og den endelige leveransen. Det avledede kan som regel slettes. Før du sletter noe, sjekker du at leveransen faktisk er godkjent av oppdragsgiver, og at prosjektfilen åpner uten at mediefiler mangler. Å rydde for tidlig er en vanligere feil enn å rydde for sent.
Det som blir igjen, skal ha en mappestruktur som ligner den du brukte i selve prosjektet. Da trenger ingen å lære et nytt system når de åpner arkivet halvannet år senere.
- Behold: originalopptak, lyd, egen grafikk, prosjektfil, godkjent leveranse
- Vurder: ferdige eksporter i flere formater
- Slett etter godkjenning: proxyer, bufferfiler, midlertidige eksporter
Navn og logger som må bli like over mange år
Det som slår et arkiv i stykker over tid, er sjelden diskene. Det er navn som endrer seg litt for hvert år. Én bruker dato først, en annen skriver prosjektnavnet først, og plutselig lar ikke mappene seg sortere. Navnestandarden du bestemte i første prosjekt, må gjelde også i det femtiende.
Den samme tankegangen gjelder loggene. En opptakslogg som er skrevet med faste kolonner, kan leses av en som aldri var til stede. Skriver hver fotograf på sin måte, blir loggen et personlig notat, ikke en del av arkivet. Jeg ber deltakerne på kurset skrive ned standarden på én side og legge den inn i selve arkivmappen.
En liten tekstfil i rotmappen, som forklarer navnemønsteret og hva forkortelsene betyr, redder deg om du eller kollegaene kommer tilbake etter lang tid og har glemt reglene dere selv laget.
Et enkelt rutineopplegg for høsten
Mange team har mest tid til opprydding når sesongen med oppdrag roer seg. Nå, midt på høsten, er et godt tidspunkt å gå gjennom prosjektene fra sommeren. Sett av en fast ettermiddag og gå gjennom dem i rekkefølge, ett om gangen, i stedet for å forsøke å ta alt på en gang.
For hvert prosjekt går du gjennom samme korte sjekkliste: er leveransen godkjent, er kilden komplett, er loggen med, og er navnene i tråd med standarden. Først da flytter du prosjektet over på arkivmediet og fører det inn i en enkel oversikt med navn, dato og plassering.
Arkivmediet bør ha minst to kopier, og du bør åpne noen filer fra hver kopi for å se at de faktisk lar seg spille av. Ingen kopi er en garanti mot tap, men kontrollen gjør at du oppdager svake punkter mens du fortsatt har originalen.
- Gå gjennom ett prosjekt om gangen
- Følg samme sjekkliste hver gang
- Åpne stikkprøver fra begge kopiene
Kontroll over tid, ikke bare en engangsjobb
Et arkiv som ble ordnet én gang og aldri sett på igjen, forfaller i det stille. Lagringsmedier eldes, filformater går ut av bruk, og oversikten blir ikke oppdatert når nye prosjekter kommer til. Jeg anbefaler en fast gjennomgang to ganger i året, kort og enkel, der du bare sjekker at alt fortsatt er der.
Under gjennomgangen åpner du noen tilfeldige filer, leser gjennom oversikten og ser om noe ligger på feil sted. Har du byttet kamera eller programvare siden sist, noterer du det i arkivets lesemeg-fil, så fremtidige brukere vet hva de skal se etter.
Etter noen år vil du også måtte flytte materiale over på nyere lagringsmedier. Det er en vedlikeholdsjobb som hører med, og den er langt enklere når navn og struktur allerede er i orden. Her betaler arbeidet du la ned tidlig, seg tilbake.
Hva du sitter igjen med
Arkivering er altså ikke ett grep, men en avslutning med flere små valg: hva som skal bevares, hvor det skal ligge, og hvordan det skal beskrives. Gjør du dem likt hver gang, blir arkivet et sted du kan stole på, også for kolleger som kommer til senere.
I kurset bruker vi tid på å øve nettopp dette, med merkede eksempler på mapper og logger som du kan tilpasse til din egen produksjon. Målet er ikke et perfekt system, men en rutine som faktisk blir fulgt når det er travelt og neste oppdrag venter.
Når navn, logger og kopier er på plass, blir selve vedlikeholdet en liten jobb, ikke en stor opprydding hvert tredje år.