Et arkiv trenger en fast vane, ikke en storrengjøring
De fleste arkiver blir ikke ødelagt av én stor feil. De glir sakte ut. Et prosjekt får et litt annet filnavn enn forrige, en logg havner på skrivebordet i stedet for i prosjektmappen, og etter to år finner ingen hele intervjuet fra en bestemt dag. I kurset bruker vi derfor én enkel arbeidsmåte: vedlikeholdet skjer i små, faste runder knyttet til hendelser, ikke til en dato i kalenderen som alle glemmer.
Hendelsen er som regel at et prosjekt er levert. Da går du gjennom mappen med en kort sjekkliste, rydder bort det som ikke skal bevares og flytter resten til arkivet. Dette tar ofte en halvtime når det gjøres med en gang, og flere dager når det utsettes til alt har hopet seg opp. Det er hele poenget med metoden.
Verktøyene er enkle og ligger i prosjektmappen
Vi bruker ingen spesialprogrammer. Metoden hviler på tre ting som alle kan lage selv: en navnestandard som er skrevet ned på én side, en tekstfil eller et regneark som fungerer som prosjektets logg, og en liste over hva som er flyttet hvor. Når du har disse tre, kan en annen person ta over arkivet uten å ringe deg.
Poenget er at verktøyene skal være så kjedelige at ingen hopper over dem. Et system som krever en egen applikasjon, et abonnement eller en opplæringsdag, blir ikke brukt når tidsfristen presser. Papir og tekstfiler overlever skifte av programvare, og det er nettopp over mange år at slike valg viser seg.
- Navnestandard på én side, lagt i arkivets rotmappe
- Logg per prosjekt som tekstfil eller regneark
- Flytteliste som viser hva som er arkivert og når
Slik rydder du et ferdig prosjekt
Rydding starter med å skille tre typer filer: det som er levert, det som er råmateriale du vil beholde, og det som bare var underveisarbeid. Mellomeksporter, testklipp og dobbeltkopier er vanligvis den siste gruppen. Før noe slettes, sjekker du at den ferdige leveransen faktisk ligger trygt og kan åpnes, og at råmaterialet har en kopi et annet sted.
Deretter kontrollerer du filnavnene mot standarden. Mangler dato eller kamerabokstav, rettes det nå, mens du fortsatt husker hvordan opptakene hang sammen. Til slutt skriver du en kort avslutningsnotis i loggen: hva prosjektet var, hvem som leverte hva, og hvor det ligger. Den notisen sparer deg for mye leting senere.
Arkivering: hva som flyttes og hva som blir igjen
Ikke alt skal arkiveres likt. Ferdige leveranser og rå opptak flyttes til arkivmappen med uendret struktur, slik at stiene i loggen fortsatt stemmer. Prosjektfiler til klipping, som kan kreve bestemte programversjoner, tas med sammen med en note om hvilken versjon som ble brukt, så du vet hva du står overfor om du åpner dem om fem år.
Det som blir igjen i arbeidsmappen, er bare det som skal brukes igjen: maler for grafikk, lydeffekter du har rettigheter til og standardoppsett for logg. Når arbeidsmappen holdes liten, blir det enklere å se hva som pågår, og backupen tar kortere tid. Arkivet er stedet for det som er ferdig, ikke et sted for ting du ikke har bestemt deg for.
- Leveranser og råmateriale flyttes med uendret mappestruktur
- Prosjektfiler får en note om programvareversjon
- Arbeidsmappen beholder kun maler og gjenbrukbart materiale
Å holde navn og logger like over mange år
Den vanskeligste delen av vedlikehold er konsekvens. Etter noen år kommer nye medarbeidere, nye kameraer og nye ideer om hva en mappe bør hete. Svaret i kurset er å behandle navnestandarden som et dokument med versjonsnummer. Endrer du regelen, skriver du ned hva som endret seg og fra hvilken dato, og du omdøper ikke gamle prosjekter bare for å få dem til å se like ut.
Loggene følger samme prinsipp. Ny mal betyr ny malversjon, og gamle logger forblir som de var. En lesbar eldre logg er mer verdt enn en omskrevet som ikke lenger viser hva du faktisk gjorde den dagen. Etterprøvbarhet er viktigere enn pent utseende.
En årlig gjennomgang som tar en ettermiddag
Utover rydding ved levering anbefaler vi én fast gjennomgang i året, gjerne i høstmånedene når produksjonen roer seg. Du trekker ut noen få tilfeldige prosjekter fra arkivet og prøver å finne et bestemt klipp ved hjelp av bare loggen og navnestandarden. Lykkes det raskt, fungerer systemet. Lykkes det ikke, vet du hva som må forbedres.
Samtidig åpner du noen filer fra backupkopiene for å se at de faktisk lar seg spille av. En kopi som ikke er testet, er en antakelse og ikke en sikkerhet. Ingen rutine kan love at ingenting går tapt, men en jevnlig prøve gir deg tidlig varsel om at noe er galt, mens det fortsatt kan rettes.