Utgangspunktet: tusen filer og ingen oversikt
Ingrid er videofotograf og kom til kurset tidlig i høst. Hun jobber med små dokumentarer og bedriftsfilm, ofte med to eller tre kameraer samtidig. Da hun viste meg mappen sin, lå det over tusen filer med navn som C0045, C0046 og et snitt av klokkeslett fra kameraene. Ingen av dem fortalte hvilket prosjekt de hørte til, hvilket kamera som hadde tatt dem eller når opptaket fant sted.
Problemet var ikke slurv. Ingrid hadde rett og slett aldri hatt tid til å tenke på det underveis. Hver oppdragsgiver hadde sine frister, og navnene ble det kameraet ga henne. Først da en kunde ba om en gammel intervjuserie tilbake, ble det tydelig hvor mye tid hun brukte på å lete. Hun brukte to kvelder på å finne ni klipp.
Hva vi bestemte oss for å løse først
Vi startet med en enkel observasjon: hva trenger Ingrid å vite om en fil bare ved å se på navnet? Hun landet på tre ting. Datoen opptaket ble gjort, hvilket prosjekt det tilhører, og hvilket kamera som tok det. Alt annet kunne ligge i loggen eller i mappestrukturen. Det var en viktig avgrensning, fordi lange filnavn med alt mulig blir like uleselige som korte uten noe.
Rekkefølgen betyr mer enn man tror. Når datoen står først, i formatet år, måned, dag, sorterer filene seg kronologisk av seg selv i alle programmer. Deretter kommer en kort prosjektkode, så kamerabokstav og til slutt løpenummer. Ingrid likte at hun kunne lese navnet høyt uten å stoppe.
- Dato først, skrevet som år-måned-dag
- Kort prosjektkode uten mellomrom
- Én bokstav for kamera
- Løpenummer med innledende nuller
Å teste standarden på et ekte prosjekt
Vi lot ikke standarden stå som en teori. Ingrid hadde et opptak planlagt uken etter, tre intervjuer og litt miljøbilder over to dager. Hun skrev ned navnemalen på et ark og teipet det på kamerabagen. Da kortene ble kopiert over etter første dag, omdøpte hun filene i én operasjon og sjekket at ingenting ble overskrevet.
Det første utkastet hadde en svakhet. Prosjektkoden var på åtte tegn, og kombinert med resten ble navnene så lange at de ble kuttet i enkelte visninger. Vi kortet den ned til fire tegn og laget en liten tabell som forklarer hva hver kode står for. Tabellen ligger i toppen av prosjektmappen, slik at den følger arkivet.
Det som ikke fungerte helt
Ikke alt gikk smertefritt. Ingrid glemte å stille klokken på det ene kameraet, så dato og tidsstempel stemte ikke overens på dag to. Filnavnene fikk riktig dato fra henne selv, men metadataene i filene sa noe annet. Vi bestemte at datoen i navnet er den hun fører inn, og at avviket i kameraklokken noteres i opptakslogg.
Hun oppdaget også at gamle prosjekter ikke kunne omdøpes på en gang uten risiko. Vi ble enige om å la dem ligge urørt i en egen mappe merket arv, og bare bruke ny standard fra nå. Å rydde alt bakover ville ha tatt uker og gitt lite i forhold til innsatsen.
Hva som endret seg i hverdagen
Etter fire uker fortalte Ingrid at hun finner et klipp på under ett minutt i stedet for å bla seg gjennom miniatyrbilder. Når hun sender filer til klipper, trenger hun ikke lenger skrive en lang forklaring. Navnene sier det meste, og resten står i overleveringsnotatet. Det som overrasket henne mest, var at kundene begynte å bruke samme kodene i e-postene sine.
En annen gevinst var mer subtil. Fordi hver fil bærer kamerabokstaven, ser hun raskt om ett kamera sliter med samme feil gang etter gang, for eksempel for mørke bilder eller støy i lyden. Det er ikke en effekt vi lovet på forhånd, men en naturlig følge av å kunne sortere på kamera.
Det jeg tar med meg fra denne saken
Ingrids case minner meg om at en navnestandard ikke må være ferdig tenkt for å være nyttig. Den må være enkel nok til å brukes ved tre om natten etter en lang opptaksdag. Det er mer verdt å holde seg til fire felt hver gang enn å lage et system med ti felt som ingen orker å følge.
Jeg anbefaler også å skrive ned malen på ett sted og la den ligge i samme mappe som prosjektet. Da kan en kollega, en klipper eller du selv om to år forstå hva navnene betyr uten å spørre noen. Standarden er bare like god som dokumentasjonen av den.