Feil 1: Én kopi regnes som backup
Den vanligste feilen jeg ser, er at opptakene ligger på kortet, og så på én ekstern disk, og at dette kalles backup. Men en disk du har kopiert til, er bare en andre plassering av de samme filene. Går disken i stykker, faller den av bordet eller blir stående igjen i en bil, er det ingenting igjen å gå til.
I kurset bygger vi rutinen rundt flere kopier som ligger på ulike steder og på ulike medier. Poenget er at ingen enkelt hendelse skal kunne ta alle kopiene samtidig. En hendelse på opptaksdagen, som en vannlekkasje eller et tyveri, rammer sjelden to adskilte lokasjoner.
Du trenger ikke dyrt utstyr for å komme i gang. Det viktigste er at du vet nøyaktig hvor hver kopi befinner seg, og at du har skrevet det ned i en enkel oversikt som også kolleger kan lese.
- Minst tre kopier av ferdig importerte opptak
- Minst to ulike typer medier
- Minst én kopi på et annet sted enn arbeidsrommet
Feil 2: Kortet tømmes før kopiene er kontrollert
Mange formaterer kameraets minnekort så snart filene har kopiert seg ferdig over. Det føles ryddig, men det er et av de dyreste valgene i hele arbeidsflyten. Hvis kopieringen avbrøt midt i en fil, eller hvis disken skrev feil, finnes den eneste gode versjonen på kortet du nettopp tømte.
Rutinen vi øver på, har en fast regel: kortet tømmes først når filene er kontrollert på minst to plasseringer. Kontrollen kan være en sammenligning av filstørrelse og antall filer, eller en sjekksum der programvaren støtter det. Og så åpner du noen klipp fra hver kopi og ser at de spiller av.
Det tar noen minutter ekstra på opptaksdagen. Til gjengjeld slipper du å forklare en kunde hvorfor hele intervjuet er borte.
Feil 3: Kopiene er aldri åpnet
En backup du aldri har testet, er en antakelse. Jeg har møtt team som oppdaget først etter to år at mappene på backupdisken var tomme, fordi en synkronisering hadde stoppet uten at noen la merke til det. Disken så full ut, men innholdet var ikke det de trodde.
Derfor lærer du i kurset å legge inn faste kontroller. Én gang i måneden velger du tilfeldig et par prosjekter, åpner filene fra hver kopi og sjekker at de lar seg spille av fra start til slutt. Resultatet noterer du i en kort kontrolllogg med dato og hvem som utførte testen.
Dette er kjedelig arbeid, og nettopp derfor går det ofte i glemmeboken. Sett det inn i kalenderen som en gjentakende oppgave med en navngitt ansvarlig, så blir det en vane i stedet for et godt forsett.
- Åpne filer fra hver kopi, ikke bare se at mappene finnes
- Noter dato, prosjekt og resultat i en kontrolllogg
Feil 4: Ingen vet hvem som har ansvaret
I små team hører jeg ofte at alle har ansvar for backup. I praksis betyr det at ingen har det. Når tre personer tror at en annen tok kopien fra siste opptak, ender det med at ingen gjorde det, og oppdagelsen kommer gjerne først når noen leter etter en fil.
Rutinen må ha en eier. Det kan være produsenten, fotografen eller en som tar rollen som arkivansvarlig. Eieren trenger ikke gjøre alt selv, men skal vite at hver oppgave er gjort og kunne si det i klartekst. En vikar eller en ny kollega skal kunne overta fra en kort skriftlig beskrivelse.
I kurset skriver du en enkelt rutinebeskrivelse på én side. Den sier hva som kopieres, til hvor, hvor ofte og hvem som kontrollerer. Den er ikke imponerende, men den fungerer den dagen noen er syk.
Feil 5: Backup uten sammenheng med navn og logg
Den femte feilen er subtil. Du har faktisk kopier, og de fungerer, men filene heter C0012 og MVI_4471 uten noen logg som forklarer hva de inneholder. Da blir en gjenopprettet kopi nesten like vanskelig å bruke som en tapt.
En god backuprutine henger sammen med resten av arkivmetoden. Navnestandarden gjør at filene kan sorteres, loggen forteller hva som er hva, og mappestrukturen viser hvor prosjektet hører hjemme. Da kan en kollega finne riktig klipp fra kopien uten å spørre den som filmet.
Legg derfor loggen og filoversikten inn i selve backupen, ikke ved siden av den. Slik følger forklaringen filene hver gang de flyttes.
- Ta med opptakslogg og filoversikt i hver kopi
- Bruk samme navnestandard på alle kopier
Slik starter du uten å bygge alt på nytt
Du trenger ikke rive ned det du har. Start med å skrive ned hvor filene dine ligger akkurat nå, og tell kopiene ærlig. Mange oppdager allerede der at et prosjekt bare finnes på én plass.
Ta deretter ett pågående prosjekt og gjør det riktig fra begynnelse til slutt: kopier, kontroller, merk, test. Når det fungerer for ett prosjekt, er det enklere å gjøre det samme for neste. Eldre prosjekter tar du etter hvert som du har tid, og de viktigste først.
En backuprutine fjerner aldri all risiko, og jeg lover ingen at data aldri går tapt. Men en rutine med flere kopier, faste kontroller og en tydelig eier gjør at et tap blir en irritasjon du kan rette opp, ikke en katastrofe.