Hvorfor navnene bør ses over nå
Når høstens opptak er i hus og vinterens oppdrag ennå ikke har startet, er det lettere å se hva som faktisk har skjedd med filnavnene. Jeg ser det igjen og igjen på kursene: navnestandarden var god da prosjektet begynte, men etter noen uker kom det inn varianter. En kollega la til «ny», en annen skrev datoen baklengs, og kameraet ble plutselig angitt på to ulike måter.
Slike avvik virker små, men de gjør sortering upålitelig. Når filene ikke lenger står i rekkefølge, må noen åpne dem én etter én for å finne ut hva som hører sammen. Det koster tid akkurat når klipperen trenger å komme i gang.
Se derfor på navnene som en vedlikeholdsjobb som hører til årstiden. Du trenger ikke bygge noe nytt, bare kontrollere at det du har bestemt, faktisk brukes.
Gå gjennom standarden med dato, prosjekt og kamera
Start med selve oppskriften. En navnestandard som fungerer, har få deler i fast rekkefølge: dato først, så prosjektkode, så kamera, så løpenummer. Datoen skrives som år, måned og dag med bindestrek, slik at filene sorterer seg kronologisk av seg selv uten at noen må tenke på det.
Skriv standarden ned på ett ark og legg det der teamet jobber. Hvis du kan forklare den til en nyansatt på under ett minutt, er den passe enkel. Hvis du trenger unntak for å få den til å virke, har den for mange deler.
Bruk denne gjennomgangen til å bekrefte at kamerabetegnelsene fortsatt stemmer. Har dere byttet utstyr eller fått med en frilanser som filmer med eget kamera, må betegnelsen avtales før første opptak, ikke etterpå.
- Dato først, i rekkefølgen år-måned-dag
- Prosjektkode med faste tegn, uten mellomrom
- Kamerabetegnelse som alle i teamet kjenner igjen
- Løpenummer med foranstilte nuller
Finn avvikene før de sprer seg
Sorter en mappe etter navn og les listen ovenfra og ned. Avvik viser seg som brudd i mønsteret: en fil som står alene fordi den begynner med bokstav i stedet for dato, eller en serie som hopper fordi nullene mangler. Det tar noen minutter å se hvor problemene ligger.
Skriv ned hvilke typer avvik som går igjen, ikke bare enkeltfilene. Hvis tre av fem avvik skyldes at kamera er oppgitt på to måter, er det betegnelsen som må avklares, og da forsvinner resten av feilene av seg selv i neste prosjekt.
Ikke gjør omdøping i all hast på filer som allerede er levert eller er koblet til et klippeprosjekt. Det bryter koblingene. Rett heller opp i kopier og lagre endringene i loggen, slik at det er mulig å se hva som het hva.
Omdøping uten å miste sporet
Hvis du må endre eksisterende filer, gjør det i en bestemt rekkefølge. Ta først en kopi av mappen og kontroller at kopien kan åpnes. Døp deretter om i små grupper, helst per opptaksdag, slik at du kan stoppe og kontrollere underveis.
Før en enkel endringslogg ved siden av: gammelt navn, nytt navn og dato for endringen. Det er ikke mer enn en tabell, men den gjør at en klipper eller en kollega kan finne igjen en fil de husker under det gamle navnet.
Når omdøpingen er ferdig, åpne et par tilfeldige filer fra hver gruppe og sjekk at de spiller av som de skal. Det er en liten kontroll som fanger opp feil før de blir en del av arkivet.
Forbered vinterens opptak
Mørketiden gir ofte flere innendørs intervjuer og lengre dager i studio. Da er det nyttig å ha en ferdig mal for filnavn som kan kopieres inn i hvert nytt prosjekt. Lag en tom mappe med eksempelnavn og la den ligge klar.
Gå også gjennom kamerakortene før sesongen. Mange kameraer lager egne filnavn som ikke følger din standard. Avtal på forhånd når omdøpingen skjer: rett etter opptak, før kopiering til backup, eller som en del av overleveringen. Det viktigste er at det skjer på samme tidspunkt hver gang.
Sett av en kort samtale i teamet der alle går gjennom standarden sammen. Ti minutter nå sparer mange timer i januar.
- Lag en tom prosjektmappe med eksempelnavn
- Avtal når kamerafiler døpes om
- Gjennomgå standarden i teamet før sesongen
Vedlikehold som vane
En navnestandard holder bare så lenge noen bryr seg om den. Gjør en kort kontroll til en fast vane, for eksempel ved avslutning av hvert prosjekt: sorter mappen, les listen og rett opp det som skiller seg ut. Det tar få minutter når prosjektet er ferskt i minnet.
Når standarden endres, noter datoen og hva som er nytt. Da vet du senere hvorfor eldre prosjekter ser annerledes ut, og du slipper å gjette. Arkivet blir lettere å bruke for alle som kommer til senere, også deg selv om to år.
Standarden trenger ikke være fin. Den må være lik hver gang.