Hva rutinen skal svare på
Før du velger disker eller tidspunkter bør du kunne si hva rutinen faktisk skal beskytte. For et videoarkiv betyr det råopptak, lydfiler, grafikk, prosjektfiler og loggene som følger med. Skriv ned hva som er umulig å gjøre om igjen, og hva som kan lages på nytt. Et intervju som er filmet én gang veier tyngre enn en eksportfil du kan rendre om kvelden.
Jeg ber alltid kursdeltakerne begynne med denne oversikten, fordi den avgjør resten. Mange setter opp backup først og finner ut senere at halve arkivet ligger på en gammel disk ingen har tenkt på. Gå gjennom hvor filene faktisk ligger i dag, også på kameraets minnekort, på laptopen og hos frilanseren som fikk en kopi forrige måned.
- List hvor alle originalfiler ligger akkurat nå
- Merk hva som ikke kan gjenskapes
- Avklar hvem som eier hvilken kopi
Antall kopier og hvor de ligger
En vanlig tommelfingerregel er tre kopier på to ulike typer lagring, med minst én kopi utenfor lokalene. Regelen er ingen garanti, men den gjør det mye mer sannsynlig at én feil ikke tar alt. Spør deg selv om to av kopiene deler samme risiko: samme skrivebord, samme strømuttak eller samme stikkontakt med overspenning.
Sjekk også at kopiene er adskilt i tid. Hvis alle kopier oppdateres samtidig, kopierer du en feil rett inn i dem alle. En kopi som kjøres ukentlig og låses for sletting, kan redde deg når noen ved uhell sletter en mappe. Skriv ned hvor hver kopi fysisk befinner seg, slik at ikke bare én person vet svaret.
- Minst tre kopier, på to typer lagring
- Én kopi utenfor kontoret eller hjemmet
- Ikke alle kopier oppdatert samtidig
Faste kontroller i kalenderen
En rutine som bare lever i hodet, blir glemt i travle uker. Legg kontrollene inn som faste oppgaver i kalenderen, med navn på den som har ansvar. Månedlig er ofte nok for et lite team, tettere i perioder med mye opptak. Kontrollen kan være enkel: åpne kopimappen, se at nyeste prosjekt finnes der, og sammenlign antall filer og total størrelse med originalen.
Noter hver kontroll i en kort logg med dato, hvem som gjorde den og hva som ble funnet. Loggen blir et bevis på at rutinen fungerer, og den gjør det lett å se når noe sluttet å skje. Når en disk begynner å gi advarsler, ser du mønsteret i notatene lenge før den svikter helt.
- Fast dato og navngitt ansvarlig
- Sammenlign filantall og størrelse
- Før kort logg over hver kontroll
Test at kopiene kan åpnes
En kopi du aldri har åpnet, er en antakelse. Velg tilfeldige filer fra backupen, ikke bare de nyeste, og spill dem av i full lengde. Sjekk at lyd og bilde henger sammen, og at prosjektfiler peker på mediefiler som faktisk finnes. Det er ofte her man oppdager at en kopi er ufullstendig eller at en mappe mangler.
Prøv også en gjenoppretting i liten skala: kopier et helt prosjekt tilbake til en annen maskin og åpne det som en klipper ville gjort. Det tar en halv time og viser om rutinen virker i praksis. Gjør dette minst to ganger i året, og alltid etter at du har byttet utstyr eller programvare i arbeidsflyten.
- Spill av tilfeldige filer i full lengde
- Gjenopprett ett prosjekt på en annen maskin
- Gjenta etter bytte av utstyr
Utstyr, merking og levetid
Disker har begrenset levetid, og mange bruker dem lenger enn de bør. Merk hver disk med navn, anskaffelsesår og hva den inneholder. Sett opp en plan for utskifting, for eksempel etter fem år, selv om disken ser frisk ut. Oppbevar ikke reservekopier i samme veske som originalene når du reiser på oppdrag.
Tenk også på tilkoblinger og formater. Hvis kopien ligger på en disk som krever en kabel eller et filsystem du ikke lenger har, er den lite verdt. Skriv gjerne en kort lesemeg-fil på hver disk med hva som ligger der og hvordan den er organisert, så andre i teamet finner frem uten å spørre deg.
- Merk disker med år og innhold
- Planlegg utskifting før svikt
- Legg en lesemeg-fil på hver disk
Ansvar og dokumentasjon
Til slutt: hvem gjør hva hvis du er syk eller på reise? En rutine som bare én person forstår, er sårbar. Skriv en side som beskriver stegene, hvor passord og nøkler oppbevares, og hvem som tar over. La en kollega følge beskrivelsen uten din hjelp, og rett opp det som ikke stemmer.
Dokumentasjonen bør også si hva rutinen ikke dekker. Ingen oppsett gir full sikkerhet mot tap, og det er bedre å vite hvor grensene går enn å tro at alt er dekket. Når du har gått gjennom listen, kan du ta avgjørelsen med åpne øyne og justere den når arkivet vokser.
- Én side med steg og ansvarlige
- La en kollega teste beskrivelsen
- Skriv ned hva rutinen ikke dekker