Hva vi sammenligner
Når jeg underviser i backuprutiner, kommer det samme spørsmålet tidlig: hvor mange kopier trenger jeg egentlig? I denne artikkelen setter jeg to oppsett opp mot hverandre. Det første er en enkel rutine med to kopier av hvert prosjekt, på hver sin disk. Det andre er en utvidet rutine med tre kopier, der én av dem oppbevares på et annet sted enn de to første.
Begge oppsettene passer for små team og enkeltfotografer som jobber med interne opptak, intervjuer og ferdige leveranser. Jeg vurderer dem på fire ting: hvor mye arbeid de krever i hverdagen, hva de koster i utstyr, hvor godt de tåler at en disk svikter, og hvor lett det er å kontrollere at kopiene faktisk virker.
Utgangspunktet er enkelt. En backup er ikke en backup før du har åpnet filene fra kopien og sett at de spiller av. Det gjelder uansett hvilket oppsett du velger, og det er den delen av rutinen folk oftest hopper over.
- Enkel rutine: to kopier på to disker
- Utvidet rutine: tre kopier, en av dem utenfor kontoret
- Sammenlignet på arbeid, kostnad, robusthet og kontroll
Enkel rutine med to kopier
Den enkle rutinen går slik: etter opptak kopierer du alt fra minnekortene til arbeidsdisken, og deretter til en andre disk. Først når begge kopiene er kontrollert, tømmer du kortene. Det tar kort tid per opptaksdag, og du trenger bare to disker per prosjekt eller per periode.
Styrken er at rutinen er lett å holde. Jeg har sett mange team som har bygget ambisiøse oppsett og så sluttet å følge dem etter noen uker. En rutine som du faktisk gjør hver gang, er bedre enn en perfekt rutine som ligger i en mappe med dokumentasjon.
Svakheten er at begge diskene vanligvis står på samme sted. Brann, vannskade eller innbrudd rammer begge kopiene samtidig. Og hvis én disk svikter, har du bare én kopi igjen helt til du har byttet og kopiert på nytt. I den perioden er du sårbar.
- Lite arbeid og lav kostnad
- Lett å lære bort til hele teamet
- Begge kopier står ofte på samme sted
Utvidet rutine med tre kopier
Den utvidede rutinen legger til en tredje kopi. To av dem bruker du i det daglige, den tredje oppbevares et annet sted, for eksempel hjemme hos en kollega eller i et skap i et annet bygg. Du oppdaterer den utenfor kontoret med faste mellomrom, for eksempel når et prosjekt er levert.
Gevinsten er tydelig: du tåler at både arbeidsdisken og sikkerhetskopien på kontoret går tapt samtidig. For prosjekter som ikke kan filmes om igjen, som intervjuer med personer du ikke får tak i på nytt, er det verdt innsatsen.
Prisen er mer utstyr og flere rutiner å holde styr på. Du må vite hvilken versjon som ligger hvor, og det krever at navnestandarden og loggen din er i orden. Her henger backup tett sammen med resten av arkivarbeidet.
- Tåler tap av hele kontoret
- Krever mer utstyr og mer disiplin
- Forutsetter god logg over hva som ligger hvor
Kontroll: det som skiller rutine fra håp
Uansett oppsett lærer jeg bort tre kontrollsteg. Det første er å sammenligne antall filer og total størrelse mellom original og kopi rett etter kopiering. Det andre er å åpne et utvalg filer fra kopien og spille dem av, ikke bare se at de finnes i mappen. Det tredje er en fast kontroll, for eksempel første mandag hver måned, der du velger et eldre prosjekt og prøver å åpne det.
Disker kan svikte stille. En fil kan se normal ut i filutforskeren og likevel være ødelagt. Derfor er avspilling den eneste testen som sier noe pålitelig. Det tar ti minutter, og det er ti minutter som kan spare deg for en vanskelig samtale med en kunde.
Skriv kontrollen inn i opptakslogg eller prosjektnotat med dato og initialer. Da kan du dokumentere hva som er sjekket, og ingen i teamet må gjette.
- Sammenlign filantall og størrelse
- Spill av et utvalg fra kopien
- Fast månedlig kontroll av et eldre prosjekt
Kostnad og arbeid i praksis
For et lite team med et par prosjekter i måneden handler forskjellen mest om tid og ekstra disker. Enkel rutine betyr to disker per prosjektperiode. Utvidet rutine betyr tre, pluss en vane med å flytte eller oppdatere den tredje kopien. Diskene er ofte den minste utgiften sammenlignet med arbeidstimene som et tapt prosjekt koster.
Tidsbruken er også forskjellig. Den enkle rutinen legger til en kopiering per opptaksdag. Den utvidede legger til en rutine per levert prosjekt, der du oppdaterer kopien utenfor kontoret og fører det i loggen. Det er ikke mye, men det må ha en fast plass i arbeidsflyten.
Mange velger å starte enkelt og bygge ut. Det er en fornuftig vei, så lenge du bestemmer når utvidelsen skal skje, ikke venter på at noe går galt.
- To eller tre disker per periode
- Én ekstra rutine per levert prosjekt
- Velg en dato for når du bygger ut
Min anbefaling
Mitt råd er å starte med tre kopier for alt som ikke kan gjenskapes: intervjuer, hendelser og kundeprosjekter med streng leveranse. For opptak du lett kan ta om igjen, holder to kopier med god kontroll. Det er en praktisk deling, og den gir deg mest sikkerhet for innsatsen.
Ingen rutine gir full garanti mot tap. Det vi kan gjøre, er å gjøre risikoen liten og å oppdage feil tidlig. Derfor veier kontrollen tyngre enn antall kopier: to kopier som du faktisk tester, er bedre enn tre som ingen har åpnet siden de ble laget.
I kurset går vi gjennom dette steg for steg, med eksempler på hvordan rutinen skrives ned slik at hele teamet følger den.