Start med hva som faktisk kommer inn i prosjektet
Før du lager en eneste mappe, bør du liste opp hva et typisk prosjekt består av. For de fleste videoprosjekter er det kamerafiler, lydopptak fra egne opptakere eller mikrofoner, grafikk og logoer, musikk, manus og notater, prosjektfiler fra klipperen og ferdige eksporter. Skriv listen på et ark, eller på en tavle hvis dere er flere. Poenget er at strukturen skal speile materialet du har, ikke en idealmodell du har lest om.
Når listen er på plass, ser du ofte at noe hører sammen og noe ikke gjør det. Lyd fra feltopptaker og lyd fra kameraet er begge lyd, men de har ulik opprinnelse og bør kunne skilles. Grafikk du har laget selv er noe annet enn grafikk kunden har sendt. Denne sorteringen tar ti minutter, og den sparer deg for omrydding senere, når prosjektet allerede har vokst.
Et fast skjelett på toppnivå
Et enkelt skjelett fungerer best. Bruk de samme hovedmappene i alle prosjekter, og la nummer foran navnet styre rekkefølgen: 01_Opptak, 02_Lyd, 03_Grafikk, 04_Musikk, 05_Prosjektfiler, 06_Eksport og 07_Dokumenter. Nummereringen gjør at mappene alltid står i arbeidsrekkefølge, uansett hvilket program eller hvilken maskin som viser dem.
Hold toppnivået kort. Når det er sju mapper og ikke tjue, husker alle i teamet hva som ligger hvor. Det er også lettere å forklare strukturen for en ny kollega eller en frilanser som kommer inn midt i prosjektet. Dybden kommer lenger ned, og den kan variere fra prosjekt til prosjekt uten at skjelettet endres.
- 01_Opptak for kamerafiler
- 02_Lyd for opptak fra egen lydutstyr
- 06_Eksport for ferdige leveranser
Underinndeling av opptak: dato, kamera og sted
Opptaksmappen er der de fleste mister oversikten. En fungerende regel er å dele først på opptaksdag, og deretter på kamera eller kilde. Et eksempel kan se slik ut: 01_Opptak/2026-10-12/KamA og 01_Opptak/2026-10-12/KamB. Har du flere lokasjoner samme dag, legger du stedet til i mappenavnet, for eksempel 2026-10-12_Brygga.
Kopier alltid hele kortets innhold, med originale filnavn, inn i riktig undermappe før du begynner å endre noe. Navnestandard for filene tar du i en egen omgang, og her er det nok å si at mappestrukturen og filnavnene bør være laget for å fungere sammen. Når dato står i mappen, trenger ikke hver fil å bære alt.
Lyd, grafikk og musikk holdes hver for seg
Lyd som er tatt opp separat, bør ligge i en egen mappe med samme dato-oppdeling som opptakene. Da er det lett å se hvilke lydfiler som hører til hvilken opptaksdag, og klipperen slipper å gjette. Legg gjerne en liten tekstfil i mappen som sier hvilken mikrofon som ble brukt på hvilket spor.
Grafikk deler du i mottatt og laget: 03_Grafikk/Mottatt og 03_Grafikk/Laget. Musikk får sin egen mappe, med en kort notis om hvor hvert stykke kommer fra og hva som er avtalt om bruken. Det er en enkel vane som gjør det trygt å åpne prosjektet igjen etter et år, når ingen husker hvem som leverte hva.
- Mottatt og laget grafikk skilles
- Legg en kort kildenotis ved musikk
Eksport og dokumenter: det som går ut og det som forklarer
Eksportmappen bør være så ryddig at en kunde kunne fått tilgang til den uten forklaring. Del på versjon: 06_Eksport/V1, V2 og Endelig, og la hver mappe ha tydelig navn med dato. Slett ikke gamle versjoner mens prosjektet pågår, men flytt dem til en undermappe som heter Utgått, så er det ingen tvil om hva som gjelder.
Dokumentmappen samler manus, opptakslogg, intervjunotater, avtaler og overleveringsnotat. Her ligger det som forklarer materialet. Når prosjektet senere skal overleveres til en klipper, er det denne mappen som gjør at personen kommer raskt i gang. Logg og notater har egne temaer, så her holder det å sette av plassen til dem.
Lag en tom mal og bruk den hver gang
Når strukturen er bestemt, lagrer du den som en tom malmappe med alle hovedmapper og faste undermapper. Ved hvert nytt prosjekt kopierer du malen, gir den prosjektnavn og dato, og begynner å fylle. Dette er den eneste måten å sikre at strukturen faktisk brukes, fordi ingen orker å bygge den på nytt hver gang.
Legg en kort tekstfil i toppen av malen som beskriver hva hver mappe er til for, med et par eksempler. Skriv den i enkle ord. Etter noen prosjekter vil du se hva som mangler eller er overflødig, og da justerer du malen, ikke enkeltprosjektene. Slik vokser strukturen med arbeidet ditt i stedet for å bli en regel ingen følger.
- Kopier malen ved hvert nytt prosjekt
- Forklar mappene i en kort tekstfil