Hvorfor høsten passer for arkivvedlikehold
Utpå høsten roer det seg ofte etter sommerens oppdrag, og mange team har en bunke ferdige prosjekter som aldri ble ordentlig avsluttet. Det er et godt tidspunkt å ta et steg tilbake. Dagene blir kortere, opptakene færre, og det er rom for jobben ingen kunde betaler for, men som alle får nytte av senere.
Vedlikehold av arkivet handler ikke om å lage nye systemer. Det handler om å gjøre det du allerede har bestemt deg for, også etter at prosjektet er levert. Navnestandarden gjelder fortsatt, loggene skal fortsatt kunne leses, og mappene skal ligge der noen forventer å finne dem. I disse ukene anbefaler jeg å sette av en fast halvdag i uken i stedet for en stor ryddedag som aldri blir av.
Start med en oversikt, ikke med sletting
Det første trinnet er å lage en enkel liste over alle prosjekter som ligger på arbeidsdisker og delte mapper. Skriv ned prosjektnavn, siste endringsdato, om overleveringen er gjort og hvor kopiene ligger. Du trenger ikke et eget verktøy; et regneark eller en tekstfil i arkivets rotmappe holder langt.
Først når oversikten finnes, kan du vurdere hva som skal gjøres med hvert prosjekt. Å slette på måfå er den vanligste feilen jeg ser. Et prosjekt som virker avsluttet, kan mangle en eksport kunden ber om i januar, eller en logg som skal brukes i neste sesong. Oversikten gir deg et beslutningsgrunnlag, og den tar sjelden mer enn en time per ti prosjekter.
- Prosjektnavn og siste endringsdato
- Er overleveringen avsluttet?
- Hvor ligger kopiene?
Arkiver ferdige prosjekter i fast rekkefølge
Når et prosjekt er klart for arkivering, gå gjennom samme trinn hver gang. Samle prosjektets filer i én mappe etter den strukturen du bruker ellers. Legg loggen, filoversikten og eventuelle intervjunotater øverst, slik at den som åpner mappen om fem år forstår innholdet uten å spørre deg.
Fjern deretter det som ikke trengs: dupliserte eksporter, mellomversjoner og mellomlagrede mediefiler som programmet kan generere på nytt. Behold originalopptak, siste godkjente eksport og prosjektfilen. Skriv en kort avslutningsnotis med dato og hva som er beholdt. Den notisen er ofte det som skiller et arkiv du kan stole på fra en mappe du bare håper er komplett.
- Samle filer etter fast mappestruktur
- Legg logg og filoversikt øverst
- Behold originaler, siste eksport og prosjektfil
Hold navn og logger like over tid
Over flere år sprekker navnestandarder i sømmene. Noen forkorter, noen legger til et ord, og plutselig finnes tre måter å skrive samme kamera på. Bruk høsten til en stikkprøve: åpne ti tilfeldige prosjekter fra de siste to årene og sjekk om navnene følger standarden. Avvikene forteller deg hvor standarden er uklar.
Rett opp det som er enkelt å rette, og skriv inn presiseringer i standarden der den var for vag. Å døpe om tusen filer i etterkant lønner seg sjelden. Det er bedre å merke eldre prosjekter med en kort forklaring i mappen og la nye prosjekter følge den oppdaterte regelen. Logger bør ha samme felt fra prosjekt til prosjekt, ellers blir det tungt å søke på tvers.
Kontroller kopiene, men lov ikke for mye
Ryddingen er et naturlig sted å teste backupen. Velg noen få filer fra et arkivert prosjekt og åpne dem fra kopien, ikke fra arbeidsdisken. Fungerer de, noter dato og resultat. Fungerer de ikke, har du funnet et problem mens du fortsatt har originalen.
En slik stikkprøve fjerner ikke all risiko, og ingen rutine kan love at data aldri går tapt. Det den gir deg, er dokumentasjon på at kopiene faktisk er lesbare akkurat nå. Gjør kontrollen minst to ganger i året, gjerne i forbindelse med ryddingen, og før det inn i samme oversikt som prosjektlisten, så du ser hvilke kopier som sist ble testet.
- Åpne noen filer fra kopien, ikke originalen
- Noter dato og resultat i oversikten
En enkel plan for de neste ukene
Fordel arbeidet slik at det ikke føles som en byrde. Første uke lager du oversikten. Andre uke arkiverer du de eldste ferdige prosjektene. Tredje uke tar du stikkprøven på navn og logger, og fjerde uke tester du kopiene. Da går du inn i vinteren med et arkiv du kan finne frem i.
Hold planen liten nok til at du faktisk gjennomfører den. Hvis et prosjekt viser seg å være uavklart, merk det og gå videre. Poenget er at arkivet blir litt ryddigere for hver uke, og at neste prosjekt starter i et miljø der reglene allerede er kjent. Kurset går gjennom hvert av trinnene med eksempler du kan bruke direkte i eget arbeid.