Hva som er endret i modulen om filnavn
Denne høsten har vi gått gjennom modulen Filnavn og navnestandarder og skrevet den om på et par punkter. Grunnideen er den samme som før: et filnavn skal fortelle deg hva filen er, uten at du må åpne den. Det som er nytt, er at vi nå bygger standarden i faste trinn, og at hvert trinn har et merket eksempel du kan sammenligne med dine egne filer.
Jeg underviser i backup og lagring, men filnavn henger tett sammen med det. Hvis navnene er uryddige, blir det vanskelig å kontrollere at alle filer er kopiert. Derfor har jeg vært med på revisjonen sammen med Marit Hustad, som har hovedansvaret for arkivmetoden. Vi ønsket en modul som både en enkeltfotograf og et lite team kan ta i bruk uten å endre hele arbeidsdagen.
Rekkefølgen: dato først, deretter prosjekt og kamera
Standarden du bygger i kurset, starter med dato skrevet som år, måned og dag. Det gjør at filene sorterer seg kronologisk i alle filbehandlere, uten ekstra verktøy. Deretter kommer et kort prosjektnavn, og til slutt en kode for kamera og løpenummer. Tre ledd er nok til at du finner igjen en klipp, og få nok til at folk faktisk holder seg til dem.
Mange vil sette prosjektnavnet først fordi det føles naturlig. Vi anbefaler det ikke når arkivet vokser over flere år, fordi filer fra samme dag da havner langt fra hverandre. Du kan likevel velge annerledes, og modulen viser hvordan du tester valget på en håndfull ekte filer før du bestemmer deg for noe som skal gjelde i årevis.
- Dato som ÅÅÅÅ-MM-DD gir riktig sortering av seg selv
- Prosjektnavn på få tegn, uten mellomrom
- Kamerakode og løpenummer sist i navnet
Tegn og skrivemåte som skaper problemer senere
Et filnavn skal fungere på flere maskiner og i flere programmer. Derfor går vi gjennom tegn som kan gi trøbbel: mellomrom, æ, ø og å, skråstrek og spesialtegn. Selv om moderne systemer ofte takler dem, har jeg sett overføringer og eksterne disker der navn ble endret eller filer ble hoppet over. Understrek og bindestrek er trygge valg, og vi viser hvordan du bruker dem konsekvent.
Vi tar også for oss store og små bokstaver. Hvis noen i teamet skriver Kamera og en annen kamera, ser det ut som to ulike ting i en kontroll av kopier. Modulen gir deg en enkel regel du kan skrive på én side og dele med alle som rører arkivet.
Merkede eksempler du kan sammenligne med egne filer
Til hver del av standarden følger det eksempler der hvert ledd i navnet er merket og forklart. Du ser et dårlig navn ved siden av et godt, og hva forskjellen betyr når du leter etter en bestemt opptaksdag. Eksemplene hører til kurset og er laget for å brukes som mal, ikke for å kopieres uten tanke.
I oppgavene tar du utgangspunkt i en mappe du selv har, helst en med blandet innhold fra flere kameraer. Du skriver om navn på et utvalg filer, og noterer hva som var vanskelig. Det er ofte der de egentlige beslutningene dukker opp, for eksempel hvordan du skiller to kameraer som filmer samme scene samtidig.
Hva du bør ha klart før du begynner
Du trenger ingen spesiell programvare. Det som hjelper, er å ha en liten mappe med eksempelfiler fra et reelt prosjekt og en oversikt over hvilke kameraer og lydopptakere dere bruker. Har du flere personer som filmer, bør du vite hvem som navngir filene i dag, for det er dem standarden skal passe for.
Sett også av tid til å snakke med klipperen eller den som får filene videre. De ser raskt hvilke navn som skaper forvirring, og deres innspill gjør standarden mer brukbar. Modulen peker deretter videre mot overleveringen, som er egen del av pensum, så vi går ikke i detalj om den her.
- En mappe med eksempelfiler fra et reelt prosjekt
- Liste over kameraer og opptakere som brukes
- Navn på dem som skal bruke standarden
Slik tar du modulen i bruk på eget arkiv
Mitt råd er å starte smått. Velg ett pågående prosjekt og bruk den nye standarden fra neste opptaksdag, i stedet for å døpe om hele det gamle arkivet. Eldre filer kan ligge som de er til du har tid, så lenge du vet hvor de er og hva som gjelder fra et bestemt tidspunkt.
Etter noen uker ser du om standarden holder. Hvis navnene blir for lange eller noen glemmer et ledd, justerer du før vanen har satt seg. Det er bedre å endre tidlig enn å la to systemer leve side om side i årevis. Kurset gir deg verktøyene til å vurdere dette selv, steg for steg.