Hvorfor sjekklisten kommer før mappene
Mange begynner med å opprette mapper og finner ut av reglene underveis. Det går fint de første ukene. Etter et halvt år ligger det opptak i tre ulike mapper, lyd under grafikk og eksportfiler spredt over to disker. Jeg har sett dette hos både enkeltfotografer og små team, og årsaken er nesten alltid at strukturen ble til uten at noen stilte spørsmålene først.
Derfor går jeg gjennom en kort sjekkliste med deltakerne før vi tegner noe som helst. Den tar en halvtime og sparer mange timer med omrydding senere. I disse høstukene, når mange rydder etter sommerens produksjoner, passer det godt å stoppe opp og vurdere strukturen på nytt før den nye sesongen setter i gang for alvor.
Hvem skal åpne prosjektet etter deg?
Det første spørsmålet gjelder leseren, ikke deg selv. En mappestruktur som bare du forstår, er ikke en struktur, den er en vane. Tenk på klipperen som får prosjektet i hendene, på produsenten som leter etter en eksportfil, og på deg selv om to år. Alle tre skal kunne finne frem uten å ringe noen.
Test dette ved å be en kollega finne et bestemt lydopptak ved hjelp av mappene alene. Bruker personen mer enn et minutt, er strukturen for kryptisk eller for dyp. I kurset lager du en struktur med merkede eksempler, slik at hver mappe har en tydelig oppgave og et navn som sier hva som hører hjemme der.
- Kan en ny person finne råmateriale uten forklaring?
- Står det tydelig hva som er original og hva som er bearbeidet?
Skiller du opptak, lyd, grafikk og eksport?
Den vanligste feilen er å blande materialtyper. Opptak fra kamera, separat lydopptak, grafikkfiler og ferdige eksporter har ulike livsløp. Råopptak skal aldri endres. Grafikk revideres ofte. Eksporter kommer i flere versjoner. Legger du alt i én mappe, mister du oversikten over hva som er trygt å slette.
Sjekk derfor at hver materialtype har sin egen hovedmappe, og at rekkefølgen er logisk: gjerne nummerert, slik at mappene sorteres i arbeidsflyten og ikke alfabetisk. Husk også en plass for prosjektnotater og logger, slik at dokumentasjonen følger materialet i stedet for å ligge i en e-postkorrespondanse som ingen finner igjen.
- Egen mappe for råopptak som ikke røres
- Egen mappe for lyd, adskilt fra kameralyd
- Egen mappe for grafikk og for eksporterte versjoner
Er strukturen lik fra prosjekt til prosjekt?
En struktur er bare nyttig hvis den gjentas. Hvis hvert prosjekt får sin egen variant, må du lese deg inn hver gang, og det er akkurat den jobben strukturen skulle spare deg for. Lag derfor én mal og kopier den som utgangspunkt for alle nye prosjekter, uansett størrelse.
Ta stilling til hva som skjer med tomme mapper. Noen ønsker å beholde dem for konsekvensens skyld, andre sletter dem for å få mindre støy. Begge deler fungerer, så lenge valget er tatt og skrevet ned. Kurset viser hvordan du lagrer malen sammen med en kort lesefil som forklarer reglene, så de nye i teamet kan sette seg inn i dem på få minutter.
Tåler strukturen at prosjektet vokser?
Et lite intervjuprosjekt med ett kamera trenger ikke mye. Men hva skjer når det kommer tre kameraer, to lydkilder og en ekstra opptaksdag? Spør deg selv om strukturen kan utvides uten at du må flytte det som allerede ligger der. Dybde er ofte problemet: fem eller seks nivåer gir lange stier som skaper feil ved kopiering.
Jeg anbefaler å holde seg til få nivåer og la filnavnene bære dato og kamera, slik at mappene ikke trenger å gjøre alt arbeidet. Sjekk også at stiene ikke blir for lange for operativsystemet eller for overføring til andre disker. Det er en av tingene som oppdages først når det er for sent.
- Maks tre til fire nivåer under prosjektmappen
- Kamera og dato i filnavnet, ikke i mappenavnet
Hva gjør du med ferdige prosjekter?
Sjekklistens siste punkt handler om slutten. Bestem på forhånd hva som skal beholdes når et prosjekt er levert: råopptak, prosjektfil, siste eksport, loggen? Og hvor skal det ligge? En struktur som bare tenker på pågående arbeid, fyller aktive disker med gammelt materiale.
Lag en egen plass for avsluttede prosjekter, med samme oppbygning som aktive, slik at ingen må lære to systemer. Skriv ned hvem som har ansvar for å flytte prosjektet og når. Oppbevaring og kopiering av arkivet tar vi for oss i andre deler av kurset. Her er poenget at strukturen allerede fra start har en tydelig vei ut av hverdagen og inn i arkivet.