Hva er et prosjektrot?
Prosjektrot er ordet vi bruker om den ene mappen som rommer hele prosjektet ditt. Alt som hører til produksjonen, fra rå opptak til ferdig eksport, ligger et sted under den. Tenk på den som boksen du kan løfte ut av hyllen når prosjektet er ferdig, uten å lete etter løse deler andre steder.
Reglen høres selvsagt ut, men den brytes hele tiden. Opptak havner på et skrivebord, lydfiler i en nedlastingsmappe og grafikk i en e-post. Da finnes det ikke lenger noe sted du kan peke på og si at dette er prosjektet. Et tydelig prosjektrot gjør at du alltid vet hva som er med når du kopierer, arkiverer eller leverer videre.
Navnet på mappen bør følge samme standard som resten av arkivet. Da sorterer prosjektene seg selv, og du ser med et blikk hva som er nytt og hva som er gammelt.
Hvorfor én rot og ikke flere
Mange deler prosjektet over flere disker fordi det er praktisk der og da. Det fungerer til den dagen noen skal finne igjen en fil. Med én rot trenger du bare å huske ett sted, og alle i teamet kan lære seg det på noen minutter.
Én rot gjør også sikkerhetskopiering enklere. Du kan velge hele mappen og vite at ingenting ligger utenfor. Torbjørn-metoden jeg underviser i bygger på at en kopi skal kunne kontrolleres, og det er mye lettere når grensen for prosjektet er tydelig.
Unntaket er felles ressurser som brukes på tvers av mange prosjekter, for eksempel en logo eller en lydlogo. Dem legger du i en egen delt mappe utenfor prosjektene og kopierer inn det du trenger.
Hovedgrenene under roten
Under prosjektroten deler du inn etter hva slags materiale filene er. De fire vanligste grenene er opptak, lyd, grafikk og eksport. Hver gren har sin egen oppgave og sin egen livssyklus, og det er derfor de ikke bør blandes.
Opptak er det du aldri skal endre. Lyd kan være egne feltopptak eller musikk. Grafikk samler titler, logoer og stillbilder. Eksport rommer det som lages av prosjektet, fra arbeidsutgaver til ferdig levering. Når grenene har faste navn, kan en klipper åpne mappen for første gang og vite hvor han skal lete.
Hold antallet grener lavt. Jo flere nivåer og valg, desto større sjanse for at noen legger en fil på feil sted.
- Opptak: rå filer fra kamera, uendret
- Lyd: feltopptak, musikk og effekter
- Grafikk: titler, logoer og stillbilder
- Eksport: arbeidsutgaver og ferdige leveranser
Rålageret skal være skrivebeskyttet
I faguttrykk kalles opptaksmappen ofte rålageret. Regelen er enkel: det du kopierer fra kameraet, rører du ikke. Du gir ikke filene nye navn inne i klippeprogrammet, du flytter dem ikke rundt, og du sletter ingenting før prosjektet er avsluttet og arkivert.
Grunnen er etterprøvbarhet. Hvis noen spør hva som faktisk ble filmet, skal du kunne vise den uberørte kopien. Mange skrur på skrivebeskyttelse når kopieringen er ferdig, slik at en feil tastetrykk ikke får konsekvenser.
Arbeidskopier og proxyfiler hører ikke hjemme her. De lager du under en egen gren, eller i programmets mellomlager, og de kan alltid lages på nytt fra rålageret.
Merkede eksempler gjør strukturen lett å lære
Når jeg underviser i dette, viser jeg alltid en ferdig utfylt struktur med korte merknader ved hver mappe. Der står det hva som skal ligge i den, hva som ikke skal det, og hvem som normalt bruker den. Det er raskere å kopiere et godt eksempel enn å tegne opp noe fra bunnen.
Et merket eksempel fungerer også som avtale i teamet. Hvis alle starter nye prosjekter fra samme mal, slipper dere diskusjoner om hva grafikkmappen heter eller om lyd skal ligge sammen med opptak.
Tilpass malen til hvordan dere faktisk jobber. En fotograf som lager korte intervjuer trenger færre grener enn et team som lager dokumentar med flere kamera og lydopptakere.
Slik tar du det i bruk i høst
Høsten er en fin tid til å rydde før de travle ukene før jul. Start med ett pågående prosjekt, ikke hele arkivet. Lag et prosjektrot, opprett de fire grenene og flytt filene inn på riktig sted.
Skriv ned strukturen på én side og legg den øverst i prosjektroten. Da finner neste person samme oppskrift, og du slipper å forklare den hver gang.
Når det første prosjektet fungerer, bruker du det som mal for de neste. Det er bedre å ha en enkel struktur som alle følger enn en perfekt struktur som bare du forstår.